KSeF — что это такое и зачем бизнесу подключаться: Полное руководство

Что такое KSeF и почему это важно для бизнеса?

KSeF (Krajowy System e-Faktur) — это национальная платформа электронных фактур, внедрённая Министерством финансов Польши. 

С помощью KSeF можно:

• формировать, передавать, получать и хранить структурированные электронные фактуры (e-faktury) в стандартизированном XML-формате;
  
  
• обеспечивать юридическую валидность фактуры после её приёма и присвоения системой уникального идентификатора;
  
  
• уменьшить бумажную волокиту, оптимизировать процессы выставления, приёма и архивации счетов;
  
  
• использовать централизованное хранение документов — KSeF хранит фактуры в течение 10 лет после года их выпуска.
  
  

На сегодняшний день использование KSeF является добровольным, но к 2026 году его применение станет обязательным для большинства предприятий. 

Ожидаемые сроки обязательного внедрения:

• 1 февраля 2026 года — для крупных налогоплательщиков (с оборотом, превышающим 200 млн злотых)
  
  
• 1 апреля 2026 года — для остальных налогоплательщиков
  
  

Поэтому уже сейчас выгодно подготовиться, внедрить электронное выставление и приём фактур через систему KSeF.

Преимущества использования KSeF через Finoditax

Использование KSeF через нашу платформу Finoditax приносит следующие преимущества:

1. Интеграция в одном месте
   
   В личном кабинете my.finoditax функциональность KSeF уже активна для клиентов. Это значит, что вам не нужно искать стороннее ПО или настраивать внешние модули — всё доступно прямо из панели управления.
   
   
2. Бесшовная работа с фактурами
   
   Вы сможете легко создавать проекты фактур, отправлять их в систему KSeF, получать подтверждения и скачивать их в нужном формате — всё это без выхода из платформы Finoditax.
   
   
3. Автоматизация и экономия времени
   
   Поскольку KSeF работает с структурированными данными, процессы бухгалтерии, загрузки документов и сверки данных можно автоматизировать. Это снижает ошибки, ускоряет обработку и повышает эффективность.
   
   
4. Юридическая безопасность и соответствие нормативам
   
   При использовании KSeF через Finoditax вы автоматически соответствуете требованиям законодательства, и фактуры, отправленные через систему, получат юридическую силу после обработки в KSeF.
   
   

Как начать пользоваться KSeF в личном кабинете Myfinoditax

Ниже — шаги, которые вам нужно предпринять, чтобы начать выпускать, отправлять и принимать фактуры через KSeF прямо из вашего аккаунта Finoditax:

Получение и хранение

Клиент (получатель) сможет загрузить полученную фактуру через систему KSeF. Все документы хранятся централизованно, и вы можете получить доступ к ним внутри своего кабинета my.finoditax.

Отправка фактуры в KSeF

После заполнения данные отправляются в систему KSeF, где проводятся проверки. Если всё в порядке, фактура будет признана действительной и получит уникальный идентификатор от системы.

Формирование фактуры в структуре XML / шаблоне FA

При создании фактуры система предложит заполнить необходимые поля и сформировать документ в формате, совместимом с требованиями KSeF.

Подключение модуля KSeF в личном кабинете

В разделе процесса выставления фактур или финансовых инструментов в my.finoditax включите опцию «Использовать KSeF». После этого интерфейс будет адаптирован к работе с электронными фактурами.

Активация прав в системе KSeF

В зависимости от того, зарегистрирована ли ваша компания как налогоплательщик VAT, может потребоваться назначить лицо, уполномоченное работать с KSeF, и обеспечить необходимую аутентификацию (электронная подпись, токен и пр.)

Исправления и корректировки

Если фактура будет отклонена (например, из-за несоответствия структуры), вы получите уведомление и сможете поправить её и отправить снова. 

Прозрачность стоимости и гибкость цен

• Начните использовать KSeF заранее, даже пока он не обязателен. Это позволит адаптировать внутренние процессы, проработать возникающие ситуации и обмен данными с контрагентами.
  
  
• Убедитесь, что ваши сотрудники бухгалтерии знакомы с требованиями KSeF, знают особенности формирования структурированных фактур и как работать с возможными ошибками.
  
  
• Проверьте, что ваш текущий учетный/ERP-софt интегрируем с KSeF или допускает экспорт данных в нужный формат.
  
  
• В случае сбоев в работе KSeF (когда платформа оказывается недоступна) — следите за официальными сообщениями и используйте резервные процедуры (по шаблонам) и последующую загрузку документов.
  
  
• Встроенная поддержка со стороны Finoditax поможет вам в переходе: консультации, инструкции, вебинары.
  
  

Заключение

KSeF — серьёзный шаг в цифровой трансформации польской системы бухгалтерии и документооборота. Те компании, которые начнут использовать этот инструмент заранее, получат преимущество: меньше стрессов при обязательном переходе, плавная автоматизация, меньшие ошибки и прозрачность работы.

С Finoditax встроенная поддержка для KSeF уже доступна в вашем личном кабинете my.finoditax, что делает этот переход особенно удобным. Если у вас есть вопросы по активации, настройке или особенностям работы — мы всегда готовы помочь.